Oracle ERP系統月結與年結流程探討 2/2

三、什麼是年結處理
通常，企業月末採用表結法（即只出報表而不實際進行損益結轉）進行結賬工作，年末才將所有收入和費用結轉到本年利潤科目。
如果我們不需要任何年結分錄的出現，我們就直接打開新會計年度的第一期，以啟動併發進程來更新賬戶餘額。在打開新會計年度的第一期時，系統會自動結算損益表，並將差額過賬至在會計賬套中指定的留存收益賬戶。
如果我們需要產生年結分錄，請參考如下做法：
為了方便年結處理後的期間餘額不至於受到年結分錄的影響，我們通常將會計期間設置為每年13期（年末設置1個調整期間）、14期（年初、年末各設置1個調整期間）。年結分錄均在調整期間內完成。
到了年末12月期間，所有賬務處理完成後，關閉12月期間，打開年末調整期間。如果需要創建實際結算日記賬分錄，以顯示將損益表賬戶結轉至留存收益的記錄，請提交“關閉流程 - 創建損益表以關閉日記賬”程式，此程式會創建可審核的結算日記賬分錄。如果當地會計規則要求您結算資產負債表，請提交“關閉流程 - 創建資產負債表以關閉日記賬”程式。
此外，還可以執行年終保留處理來標識未清採購訂單和申請保留款，取消某些或全部保留款，並將保留、預算和可用資金餘額結轉至新的會計年度。如果不結轉保留款，則可能需要取消包含保留款的現有申請和採購訂單。

四、年結處理的三種余結轉額
一) 如何進行年終損益結轉
當我們打開新會計年度的第一期後，系統會自動將所有收入和費用賬戶的餘額結轉至留存收益賬戶。這個是不會生成任何憑證的。
如果需要生成相應的結轉憑證，就需要去提交“關閉流程 - 創建損益表以關閉日記賬”程式來自動創建需要的憑證。
路徑：（GL）其他>>請求>>標準

圖1 運行損益表結算日記賬程式
程式會生成日記賬，以結算某個收入和費用賬戶範圍內的年初至今(YTD)實際餘額。可以為任何打開的期間提交此程式，換句話說，就是也可以這個程式來做損益月結處理。
1、期間：默認為最近打開的期間，通常指定為表示會計年度最後一天的調整期。
2、賬戶自、至：此範圍可覆蓋多個平衡段，並可以包括完整的科目表列表。系統只提取指定範圍內收入和費用賬戶的餘額。
3、結算賬戶：通常為資產負債表中的留存收益賬戶。如果要結算多個平衡段，系統會為每個平衡段創建單獨的結算賬戶。
4、收入抵消賬戶（可選）：可輸入損益表賬戶。
5、類別：如果不輸入收入抵消賬戶，系統默認為“關閉損益表”；如果輸入收入抵消賬戶，系統默認為“收入抵銷”。
如果損益表餘額同時使用本位幣和外幣，則結算流程會生成一個日記賬批，該批將包含每個處理幣種的單獨日記賬。對於本位幣，由於未應用折換額，因此日記賬將僅具有輸入額。對於外幣，則日記賬將同時具有輸入額和折換額。
如果不輸入收入抵消賬戶，系統將賬戶範圍內的每個收入和費用賬戶YTD餘額調整為零，過賬至留存收益賬戶的金額將成為收入和費用賬戶YTD餘額的合計凈額。產生的結算分錄如下
借：收入明細科目
貸：費用明細科目
貸：留成收益
注意，實際上產生的分錄，留成收益行是借貸方都有數字的，沒有軋差為凈額；而且如果收入、費用科目借貸方都有餘額，系統生成的同一分錄行也是借貸方都有數字的。系統生成的日記賬如圖2所示：

圖2 損益表結算日記賬——關閉損益表類型
如果輸入收入抵消賬戶，系統不會將指定賬戶範圍內的收入和費用賬戶調整為零。但程式會計算收入和費用賬戶的合計凈額（此合計額包括抵銷賬戶中的餘額）。然後它會將合計凈額的過賬至收入抵銷賬戶的相應貸項列，如果收入大於費用的話。
產生的結算分錄如下
借：收入抵消科目
貸：留成收益
系統生成的日記賬如圖3所示：

圖3 損益表結算日記賬——收入抵消類型

結算日記賬分錄的有效日期是您在參數窗口中指定期間的最後一天，通常為會計年度的最後一天，即調整期。我們對系統生成的這個日記賬復核無誤後過賬，轉入留存收益賬戶的收入和費用賬戶餘額就為零了。
當我們打開新會計年度的第一期後，系統會自動將所有收入和費用賬戶的餘額結轉至留存收益賬戶。但是，由於在過賬結算日記賬之後，轉入留存收益賬戶的收入和費用賬戶餘額已為零，因此此打開新會計年度期間的過程不會傳送餘額，也不會對留存收益產生其他影響。
如果需要在打開新的會計年度後進行收入和費用調整，則過賬追溯調整會為新會計年度的所有打開會計期自動更新留存收益賬戶的期初餘額。但是，結算日記賬中的金額不會反映該調整。為準確起見，您必須先沖銷結算日記賬，進行過賬，輸入調整，然後運行創建損益表結算日記賬程式並過賬。

二) 如何進行資產負債表的年終結轉（不推薦）
如果當地會計規則要求結算資產負債表，最好定義會計日曆包括兩個調整期：一個是要結算會計年度的最後一天；另一個是新會計年度的第一天。在要結算會計年度的最後調整期內運行並過賬，在新會計年度的第一個調整期內，沖銷資產負債表的結算日記賬以重新填寫資產負債表賬戶。這樣就不會影響報告期間內的賬戶餘額。
注意：系統只結算本位幣餘額及外幣折算額，外幣餘額將被忽略。
路徑：（GL）報表>>請求>>標準

圖4 運行資產負債表結算日記賬程式
1、期間：默認最近打開的期間，通常指定表示會計年度最後一天的調整期。
2、賬戶自、至：可覆蓋多個平衡段，並可以包括完整的科目表列表。系統只提取指定範圍內的資產負債表賬戶餘額。
3、結算賬戶：資產負債表結算賬戶。
4、類別：默認“關閉資產負債表”。
生成的會計分錄如下：

圖5 資產負債表結算日記賬
如果不需要結算資產負債表，通常就是直接關閉本期並打開新的會計年度。

三) 年終保留款結轉處理
首先在採購模組，運行成批取消以取消選定的未結採購訂單和申請保留款。
然後，在總賬中過賬所有保留、預算和實際日記賬分錄，可通過保留款試算表報表在年終結轉之前詳細復查總賬賬戶的保留餘額和活動。
核實無誤後，關閉本年度最後期間，打開下一會計年度的第一期，打開下一保留年度，打開下一預算年度。然後執行保留款結轉（否則所有保留款均會自動變為零）：
路徑：（GL）日記賬>>生成>>結轉

圖6 年終結轉保留款
1、結轉規則：僅限于保留款——系統會計算截至年終的年初至今保留餘額，並將餘額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額；保留款和保留預算——系統會計算截至年終的年初至今保留餘額，並將保留餘額與預算餘額相加，然後將總額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額；可用資金——系統通過將年初至今預算餘額減去年初至今實際和保留餘額來計算可用資金。然後將計算出來的金額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額。
2、保留款類型：請輸入要結轉的保留款類型。選擇“全部”以結轉所有保留款類型的金額。
3、預算：輸入預算名稱以及預算組織。
4、期間自、至：系統會根據起始期間來計算年初至今金額，但不會更新現有起始期間的餘額。
5、結轉範圍：系統只為輸入範圍內的賬戶以及分配給指定預算組織的賬戶結轉餘額。